Evenementenvergunning

Check de evenementenkalender

Controleer voor u uw evenement aanvraagt eerst de evenementenkalender. Hierop staan alle aangekondigde en vergunde evenementen in de gemeente Baarn. Evenementen op de evenementenkalender hebben voorrang op evenementen die nog niet op de kalender staan.

Aanmelden

Een groot evenement moet u vóór 1 november van het jaar vooraf aan het jaar waarin het evenement zal plaatsvinden aankondigen. Dit doet u door een mail te sturen aan evenementen@baarn.nl . In deze e-mail geeft u een korte beschrijving van uw evenement, de voorgestelde locatie en de datum of data waarop u het evenement wilt houden.

Aanvraag vergunning

Een vergunningaanvraag voor een evenement doet u boven aan deze pagina met uw DigiD of met eHerkenning. Dien uw aanvraag op tijd in. Minimaal 12 weken vooraf bij een groot evenement en minimaal 8 weken vooraf bij een klein evenement. De gemeente heeft tijd nodig om te onderzoeken of uw aanvraag voldoet aan de wet- en regelgeving en deze af te stemmen met politie, brandweer en eventueel andere organisaties.

Let op! Het is belangrijk om het aanvraagformulier volledig in te vullen en de gevraagde bijlagen bij te voegen. Ook als u al jaren hetzelfde evenement organiseert en hiervoor eerder een aanvraag heeft ingediend.

Bij het invullen van het formulier heeft u nodig::

• DigiD / eHerkenning;
• Gegevens over uw organisatie;
• Telefoonnummers en gegevens van contactpersonen van uw organisatie;
• Een programma en/of draaiboek van het evenement;
• Een plattegrond, schaal 1:100, van de opstelling en het evenemententerrein. Onderaan de pagina staan plattegronden van de evenementenlocaties van Baarn. Deze kunt u gebruiken voor uw aanvraag;
• Indien u tenten neer gaat zetten het brandcertificaat van deze tenten;
• Van objecten, zoals podia, tribunes, tenten en springkussens het technische certificaat/bouwboek;
• Bij een groot evenement een calamiteitenplan;
• Een overzicht van de verkeersmaatregelen die getroffen moeten worden in verband met het evenement en eventueel een mobiliteitsplan;
• Als u een ontheffing aanvraagt voor het schenken van alcoholhoudende drank: personalia van de leidinggevenden die tijdens het schenken van alcoholische dranken aanwezig zullen zijn en de diploma Sociale Hygiëne van deze personen;
• Bij een groot muziek evenement een geluidsplan; u vraagt een ontheffing aan om geluid te mogen maken of dient een melding in voor een incidentele festiviteit (Wet milieubeheer)
• Als u tijdens het evenement een kansspel organiseert: een begroting. Bij een loterij vragen wij ook gegevens over het aantal deelnemingsbewijzen en gegevens over de prijsbepaling;

Voor een vergunning aangevraagd kan worden dient u een geschikte locatie voor uw evenement te hebben. Aspecten aan een locatie waar u in elk geval rekening mee dient te houden om te bepalen of ze geschikt zijn:

• Voldoende parkeergelegenheid
• Geluidoverlast omgeving
• Natuur/milieubelasting
• Grootte van de locatie

Voor het gebruik van een locatie heeft u toestemming van de grondeigenaar nodig.

Kaarten waarop u de locatie kunt aangeven, staan onderaan de pagina.

De gemeente Baarn heeft een collectieve vrijwilligersverzekering en een collectieve evenementenverzekering.

Vrijwilligersverzekering

De collectieve vrijwilligersverzekering geldt automatisch voor alle inwoners die vrijwilliger zijn. Als iemand schade of letsel veroorzaakt óf oploopt tijdens vrijwilligerswerk, kan het zijn dat de verzekering van de gemeente hiervoor dekking biedt.

U kunt gebruik maken van deze verzekering wanneer uw eigen verzekering niet toereikend is. Het is niet nodig om vooraf aangemeld of geregistreerd te zijn. De vrijwilligersverzekering gaat in vanaf het moment dat u vanuit huis naar het vrijwilligerswerk gaat en eindigt zodra u weer thuis bent.

Kijk voor meer informatie, de polisvoorwaarden en voor het melden van schade op: Verzekering en vergoedingen bij vrijwilligerswerk | Pit Baarn.

Evenementenverzekering

Voor kleine evenementen (maximaal 2.500 bezoekers) met een maatschappelijk belang heeft de gemeente een evenementenverzekering afgesloten. Dit betekent dat u voor deze evenementen geen aparte verzekering hoeft af te sluiten.

Kijk voor meer informatie, de polisvoorwaarden en voor het melden van schade op: Evenementen | Pit Baarn.

U ontvangt uw vergunning binnen 8 of 12 weken. De termijn gaat in nadat u alle benodigde informatie heeft toegestuurd. Is uw aanvraag niet compleet, dan neemt de gemeente binnen 4 weken contact met u op. Wij laten weten welke informatie u nog moet aanleveren.

Voor een evenementenvergunning kunnen kosten in rekening worden gebracht. Op basis van de legesverordening zijn de kosten afhankelijk van het verwachte bezoekersaantal, de duur en de benodigde ontheffingen.