Quick Scan: Veel te winnen met participatie, duidelijkheid en samenwerken

De gemeente Baarn - collegeleden, raadsleden en ambtenaren - is er voor de inwoners van Baarn. Maar wat vinden de Baarnaars eigenlijk van hoe de gemeente werkt? Worden ze voldoende betrokken? Voelen ze zich gehoord? Maar ook: hoe ervaart de gemeente zelf dit samenspel? Zowel met de inwoners als intern. En wat zijn de verbeterpunten? In een Quick Scan Lokale Democratie is eind vorig jaar aan inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden gevraagd hoe zij kijken naar het democratisch samenspel in Baarn.

De Quick Scan Lokale Democratie gaat om vragen als: hoe worden in de gemeente besluiten genomen en uitgevoerd? Is dat duidelijk? Luistert de gemeente goed naar de mening van inwoners? En hebben inwoners voldoende invloed op hun directe leefomgeving?

Aan het onderzoek hebben 100 inwoners, 78 ambtenaren, 18 raadsleden en alle 5 de collegeleden meegedaan. Van de inwoners heeft 34% (veel) vertrouwen in het gemeentebestuur. Een vergelijkbaar percentage heeft weinig of geen vertrouwen. Dit is vergelijkbaar met veel andere gemeenten. Het biedt ook ruimte voor verbetering. Bijvoorbeeld door duidelijker te maken wat de resultaten van het gemeentebeleid zijn, en verder te werken aan een open luisterende houding van gemeenteraad, college en ambtenaren. Maar ook om de onderlinge samenwerking verder te verbeteren.

Verbeterpunten

Uit alle resultaten van de Quick Scan heeft een begeleidingscommissie, bestaande uit inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren de drie belangrijkste verbeterpunten geselecteerd.

Eén van die punten is het meer, eerder en beter betrekken van bewoners bij wat hun gemeente besluit én doet in de directe leefomgeving. Veel Baarnaars praten daar graag over mee of hebben er spontane ideeën over. Zij willen graag dat hun ideeën en meningen gehoord worden en dat terugzien in de plannen van de gemeente en de uitvoering daarvan.

Een tweede verbeterpunt heeft daar ook mee te maken, namelijk het heel goed duidelijk maken wat de gemeente allemaal doet en besluit. Dat moet niet alleen in heldere taal, maar ook op manieren waarmee je inwoners daadwerkelijk weet te bereiken. Bijvoorbeeld door meer digitaal en meer actief en effectief te communiceren. Verder moet het duidelijk zijn waar je precies terecht kunt als je bijvoorbeeld een probleem, vraag of idee hebt.

Een derde verbeterpunt heeft meer te maken met hoe raadsleden en ambtenaren samenwerken. Daar wordt van beide kanten nu een zekere afstand ervaren. Hoewel beiden een eigen rol hebben, is er wel wederzijdse behoefte om meer samen te werken. De verwachting is dat dit de plannen en besluiten van de gemeente ten goede komt. En betere plannen en besluiten zijn natuurlijk in ieders belang!

Vervolg: Participatie, duidelijkheid en samenwerken

De uitkomsten en verbeterpunten uit de Quick Scan Lokale Democratie worden meegegeven aan de nieuwe gemeenteraad, het nieuwe college en aan de ambtelijke organisatie. Nu na de gemeenteraadsverkiezingen de fracties plannen gaan maken voor de komende vier jaar, nemen de fracties deze punten mee. Op die manier wordt er verder gewerkt aan het versterken van de lokale democratie in Baarn.

  • Het volledige rapport kunt u hieronder downloaden.
  • Lees ook het advies aan de raad: verbeterprogramma

Documenten

Verbeterprogramma Quick Scan lokale democratie advies

Verbeterprogramma Quick Scan Lokale Democratie

Advies aan de nieuwe gemeenteraad, aan het nieuwe college en aan de ambtelijke organisatie

Een begeleidingscommissie bestaande uit raadsleden, inwoners, ambtenaren en de burgemeester heeft de uitkomsten van de Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) besproken en heeft daar de volgende hoofdlijnen uitgehaald voor doorontwikkeling van de organisatie en het bestuur:

  1. Visie op participatie: burgerparticipatie en overheidsparticipatie.
  2. Verschil in perceptie/beelden over de processen tussen gemeente en inwoners.
  3. Intern samenspel en samenwerking van raadsleden en ambtelijke organisatie. Dit onderzoek en deze gevonden hoofdlijnen gaan nadrukkelijk over democratische waarden, zoals duidelijkheid, vertrouwen, dialoog en daadkracht.

Ad 1 – visie op participatie

Een visie op participatie geeft antwoord op de volgende belangrijke vragen: Hoe wil je als gemeente en als gemeenteraad de interactie met inwoners, ondernemers, verenigingen en stichtingen goed vormgeven? Hoe bepaal je het doel van de communicatie? Hoe zorg je dat je het goede doel op scherp zet? Wanneer en in welke fase zet je participatie in? Hoe communiceer je (er is een verschil tussen luisteren en doen)? Verwachtingsmanagement en heldere communicatie over rollen, processen en inhoud zijn eveneens belangrijke elementen.

Ad 2 – verschil in perceptie (waarneming) tussen inwoner en organisatie / bestuur over processen

Het is opvallend dat bestuur en organisatie tevredener zijn over hun functioneren dan de samenleving is. Dit betreft zowel de dienstverlening en de kwaliteit van besluiten als participatie. De vraag dient zich aan of we onze inwoners wel voldoende bereiken. Dit vraagt o.a. meer actieve communicatie over genomen besluiten. Het vraagt ook inzet van andere (digitale) communicatiekanalen. Ook de beelden en wensen van inwoners zijn hierbij van belang.

Ad 3 – intern samenspel en samenwerking van raadsleden en ambtelijke organisatie

Het gaat hierbij om aspecten als elkaar weten te vinden, openheid/transparantie, en vertrouwen van de raad in de professionaliteit van de ambtelijke organisatie. Ook over het verminderen van koudwatervrees bij ambtenaren richting raad en vice versa. Tegelijkertijd moet er aandacht zijn voor het inperken van (het detailniveau en de hoeveelheid van) de informatiestroom. Raadsleden zien soms ‘door de bomen het bos niet meer’. Er bestaat een behoefte om elkaar vaker en minder formeel te zien en te spreken. Dit geldt ook voor het contact tussen het college en de raad. Hieronder volgt een advies over de globale aanpak van de genoemde hoofdlijnen.

1. Verbeteren inwonersparticipatie

Verbeteren van de inwonersparticipatie begint met een heldere visie. Wat willen we bereiken met inwonersparticipatie? Wanneer zetten we het in? En op welke manier? Welke rol speelt de raad daarbij? Het doel is het participatiebeleid nog dit jaar samen met de raad te herijken en vervolgens vast te stellen. Daarnaast wordt er in de gemeentelijke organisatie verder gewerkt aan de experimenten die eind 2020 aan de raad zijn toegezegd (Jongerenraad en Buurtbudget). Ook worden er participatie-instrumenten beschikbaar gesteld aan de medewerkers, te beginnen met een digitaal participatieplatform. We streven naar een herkenbare Baarnse manier van participatie. Sinds begin 2022 is er een adviseur inwonersparticipatie in de ambtelijke organisatie werkzaam. Zij is van start gegaan met het opstellen van een concept participatievisie. Deze conceptvisie kan samen met de nieuwe raad, het nieuwe college en met de samenleving vorm worden gegeven.

2. Bereiken van inwoners

Als er grote verschillen van inzicht bestaan tussen organisatie, bestuur en inwoners, dient de vraag zich aan of we elkaar wel echt bereiken. We zenden als gemeente, maar worden we ook gehoord? Laat staan begrepen. En luisteren we ook? Wat heeft een inwoner nodig om het idee te hebben dat hij weet wat er speelt, input kan aanleveren en invloed kan uitoefenen? Uit de Quick Scan blijkt dat er behoefte is aan meer digitale kanalen, meer actieve communicatie over genomen besluiten en één loket waar je met je initiatief vanuit de samenleving naartoe kan. Het idee is om een participatief proces met de samenleving op te zetten teneinde hier antwoord op te krijgen. Vervolgens heeft dit consequenties voor het participatiebeleid en voor de structurele communicatie met de samenleving. Door het aantrekken van een adviseur inwonersparticipatie heeft Baarn hier al een start mee gemaakt. Dit kan straks samen met de nieuwe raad en college en met inbreng vanuit de samenleving vorm worden gegeven.

3. Verbeteren interne samenspel tussen raad en ambtelijke organisatie

Het interne samenspel tussen organisatie en raad kan verbeterd worden door meer ontmoeting te creëren en hierdoor (ervaren) drempels weg te nemen. We hanteren hierbij 2 sporen: 1. Meer ontmoetingen creëren door: o een startsymposium voor de nieuwe raad; o een startprogramma voor de raad met bijeenkomsten over inhoudelijke onderwerpen van o.a. medewerkers; o ambtenaren meer zichtbaar laten zijn bij (behandeling van de) raadsvoorstellen. 2. Laagdrempelige informatie voor de medewerkers over op welke momenten en manieren zij kunnen samenwerken met de raad en andersom – met respect voor elkaars rol. De gemeente Baarn kent een formele verordening over ambtelijke ondersteuning van de raad. Deze wordt vertaald naar een laagdrempelig informatiedocument voor ambtenaren en voor raadsleden. Hier ligt een gezamenlijke taak van de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris.

Communicatie

We hebben de samenleving, raad en organisatie gevraagd om deel te nemen aan de Quick Scan Lokale Democratie. Van belang is dat we de uitkomsten en wat we daarmee gaan doen ook teruggeven aan de samenleving. Dit advies en het rapport zelf worden daarom uiteraard openbaar gepubliceerd. Daarnaast wordt het aangeboden aan de nieuwe gemeenteraad, de ambtelijke organisatie en te zijner tijd aan het nieuwe college.

Het is aan de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college om verder stappen te zetten, samen met de ambtelijke organisatie en met inbreng vanuit de samenleving.

Begeleidingscommissie

De begeleidingscommissie adviseert aan de nieuwe gemeenteraad, aan het nieuwe college en aan de ambtelijke organisatie. De commissie blijft ingesteld en monitort ongeveer 1 maal per kwartaal de voortgang op de hoofdlijnen. De begeleidingscommissie zal in verband met de gemeenteraadsverkiezingen nog worden aangevuld met nieuwe raadsleden en eventueel nieuwe collegeleden.